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信息技術與現代工程總承包管理

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【摘要】:
本文總結作者所工作過的工程承包公司在工程總承包項目中實施全過程計算機應用的一些情況,提出了在工程總承包EPC項目管理中應用信息化的一些觀點、設想和方法。希望對于類似公司進行工程總承包項目管理具有一定的指導意義。  [關鍵詞]項目管理,EPC,工程總承包,信息化,計算機應用。  1、引言與摘要  作者結合其在中國上海外經(SFECO)和日本清水建設(SHIMIZU)公司的一些工程管理方面的工作經歷,

  本文總結作者所工作過的工程承包公司在工程總承包項目中實施全過程計算機應用的一些情況,提出了在工程總承包EPC項目管理中應用信息化的一些觀點、設想和方法。希望對于類似公司進行工程總承包項目管理具有一定的指導意義。

  [關鍵詞] 項目管理,EPC,工程總承包,信息化,計算機應用。

  1、引言與摘要

  作者結合其在中國上海外經(SFECO)和日本清水建設(SHIMIZU)公司的一些工程管理方面的工作經歷,通過介紹它們在工程總承包EPC項目上充分利用信息技術,廣泛應用IT技術系統、成功實施工程總承包項目的應用現狀和發展趨勢進行分析,并提出一些設想和建議。

  2、信息化應用背景

  隨著世界經濟全球化進程的不斷加快,以及信息技術的迅猛發展,用高科技手段在全球范圍內進行項目管理研究不但是十分必要的,而且是切實可行的,Internet就是其中一種重要的、高效的方法,故基于網絡時代的信息化管理在包括建筑承包商在內的各個公司得到了很好的應用和推廣。

  現代工程承包建設項目規模大,參與單位人員多,而且往往涉及國內國外,建設工程文件多(如信函、通知、圖紙、合同、進度報告、采購定單、檢查申請和批準、設計變更記錄等),信息量大。傳統的項目信息管理是以紙為載體,其傳輸方式是與傳統的金字塔式管理體制相適應的經向溝通方式,這種方式層次多,效率低,費用高,極易因信息交流溝通失誤造成損失。正如美國BRICSNET公司的調查顯示,項目成本中的3%~5%是由于信息失誤導致的,其中使用錯誤或過期圖紙造成的占30%。在美國,每年為了傳遞項目管理的文件和圖紙而花在特快專遞上的費用約5億美元,項目成本中的1%~2%都用于日常的印刷、復印和傳真等。調查還顯示,建設項目參與任何一方在竣工時所掌握的有用記錄文件都不到總量的65%。在信息高速膨脹的今天,建筑企業管理必須充分利用信息技術。

  利用現代信息技術,通過信息資源的深入開發和廣泛利用,不斷提高生產、經營、管理、決策、服務的效率和水平,進而提高企業經濟效益和企業競爭力。在工程總承包項目各階段全方位、全過程、一體化利用信息技術,特別是網絡、遠程通信、多媒體、數據庫等基礎技術,推行以工程數據庫和三維模型設計為主的集成化設計系統,以物資流和數據庫為主線的、以資金流和工作流為核心的項目管理系統,以群件和WEB技術為基礎的項目協同工作平臺,是提高工程總承包項目管理水平的重要手段和基礎,也是提高設計質量和水平、降低固定資產投入、縮短基建周期的重要方面。

  3、建立高水平信息化平臺系統,實現無阻化辦公,促進工程總承包項目管理 項目管理者聯盟文章,深入探討。

  在日本,近年來大力推進建設項目全生命周期信息化,即CALS/EC.其特點是,以建設項目的全生命周期為對象,信息全部實現電子化;利用因特網進行信息的提交、接收;所有電子化信息均儲存在數據庫實現共享、再利用。達到降低成本、提高質量、提高效率和增強建筑業競爭力的目的。通過建成辦公自動化(OA)系統,初步實現了無紙化辦公,有力地促進了管理水平的提高。該系統主要可以包括三方面內容:第一,用于信息發布、瀏覽查詢、文件傳送的WWW 服務,存貯公司與各部門的各種管理與技術手冊、樣圖等;第二,用于文檔管理、電子郵件服務,存貯會議紀要、簡報、通知、行政等公告信息及共享文檔、個人文檔、討論信息和管理信息;第三,用于領導查詢和機關管理的人事、財務、培訓、行政等管理信息服務。這些日常的辦公信息怎樣讓現場人員查詢和直接利用,同時現場的辦公信息和日常管理信息,怎樣讓本部的領導及相關人員查詢和利用,也就是說,讓本部和現場人員不要感到有地域和時域的影響而能方便地實現異地辦公,也是值得研究的課題。

  公司本部、業主、其它項目分包商和項目現場之間建立及時有效的通信聯系是項目實施中的一個關鍵因素。一套先進的網絡通信系統應包括聲音、傳真、和數據通信,通過無線或有線網絡將公司本部、供應商和項目現場辦公室聯系起來,并且廣泛應用文件壓縮工具,以保證系統的高效率運行。

  成功的項目管理需要充分、準確、快速的溝通。溝通就是信息交換。發送信息者有責任保證信息清晰、明確、完整,以便接受者收到正確的信息。接受者有責任確保接收到的信息的完整和正確理解。在項目管理中除利用通常意義上的溝通方式和媒體外,目前已經更多地利用信息技術進行溝通,信息技術溝通的好處是不言而語的,但其基礎是網絡。為此,我們建立的網絡系統為項目提供全方位的信息服務,該系統使位于公司本部、業主、其它項目分包商和項目現場不同地域的從事項目的團隊協同執行項目更為有效,通過Internet可對遠程項目進行控制,分散在全球各地的分公司或者項目工地上的工程數據通過Internet傳遞到本部,在總部進行匯總和統一安排,并講指令通過郵件下發給公司或者工地現場,可以提供E-mail、FTP、數據庫、WWW、視頻會議、文件與外設共享及特殊的應用服務。也就是說,該系統是一個真正以本部為中心的廣域網系統,實現從事項目的所有人員的遠程通信和信息共享。

  4、推行工程數據庫建設和項目管理軟件應用以提高效率、降低成本

  建立信息管理信息系統,完善網絡化管理,通過建立信息管理系統(MIS),整合各管理環節的迅息管理,形成了一套能對信息及工作中所產生的資料進行自動分類,加工,分析,整理,查詢,保存的軟件和動態資料庫系統,實現了業務處理層軟件系統的集成化和資料共用,將員工的“個人知識”轉變為“公共知識”使“隱性知識”轉變為“顯形知識”,同時,利用視頻會議等方式,實現智慧辦公,節約了經營成本,提高了工作效率。

  其次,利用信息科技工程承包的經營管理,充分利用現有先進的信息系統,制作系統的宣傳推介,提升公司形象,投標報價時,運用三維技術進行動態顯示,采用虛擬技術進行信息化施工,將歷史的一些投標,分包資料加工后輸入內部網絡系統,在以后投標或分包時,再加以優化組合,提高了公司的投標水平和降低了分包成本。

  在施工組織設計方案的選擇上,積極推行較先進的網絡化施工方法,密切關注最新的電子商務發展情況,探索并開展電子投標,網上分包和網上采購,進行資格預審、投標、詢價、報價、材料和設備采購等業務,既節約時間又節約了成本。

  而在進度控制和管理子系統方面,則充分利用國際流行的項目管理軟件P3進行進度控制,并將其作為項目管理的核心。P3軟件不但對項目進行活動分解、進度計算、計劃圖表生成,還可對資源和費用進行管理,如資源的鏟平與優化,進度計劃跟蹤與監控,資源和費用的跟蹤與預測,以及圖形報表的生成等方面。充分利用P3強大的功能,其他成本控制軟件的資源與P3進行掛接,進行項目進度費用的綜合分析,產生贏得值,細化項目管理工序和職責更加明確,管理工作更加規范化項目管理軟件的大力推行應用,有力地推動了項目管理的現代化,取得了良好的經濟效益和社會效益:提高效率,降低了管理成本;避免材料浪費,節省建設資金,提高了物資管理與控制水平;及時發現設計差錯,減少工程返工,提高質量,提高進度費用,綜合檢測水平和資金管理和工作水平。

  部門、項目間的數據庫、協同合作、共享資源、文件夾、形成的數據庫和數據倉庫、日積月累,將是一筆寶貴而豐富的財富,而通用的工程項目保價系統和工程數據庫系統,能快速,準確地做出工程項目多方案的技術評價和比較,增強決策能力,由于決策必須依靠信息,而信息系統能夠極大的改善信息的質量,保證信息的數量,加快傳遞的速度,所以信息系統能幫助管理者增強決策能力,在線實時系統,使管理者幾乎可在問題發生的同時就知曉,數據庫管理系統可以使管理者很快掌握事實真相,用不著再找人幫助查閱大量的紙質文件,管理者可以通過普通的電子表格軟件進行分析,從而找到最佳方案。并通過本地備份,異地備份,防火墻,殺毒軟件等形式做好異地定事和實時備份工作。

  5、信息技術在EPC承包項目上的應用

  EPC(Engineering-Procurement-Construction)總承包是指承包商負責工程項目的設計、采購、施工安裝全過程的總承包,并負責試運行服務(由業主進行試運行)。EPC總承包根據EPC總承包商是否自行施工又可分為兩種類型:EPC(max s/c)和EPC(self-perform construction)。

  對于目前應用較廣的EPC 項目,在本部網絡的基礎上,在現場建立局域網并實現與本部的網間互聯。在每個工程總承包現場項目部同樣建立連接幾十臺計算機的局域網,并通過電話線或數據專線實現與本部網的網間互聯,使得現場各管理崗位之間能夠共享信息,同時也可使本部與現場任一臺微機都能夠相互通信和共享資源,甚至將施工單位的微機直接連至現場局域網,實現了現場項目部與施工單位間的信息共享和通信,可將設備/材料到貨信息、質量信息、安全信息、進度/費用綜合檢測信息、領料申請等多項信息通過網絡進行交換和共享,也帶動了施工單位管理水平的提高。

  通過建立廣域網和局域網,建立便捷的檢索系統,現場人員與本部人員一樣可  方便地訪問如電子郵件(世界范圍內)、討論園地、電子公告(會議紀要、通知、簡報等)、個人文檔庫及其它現場的信息等,將辦公室延伸到了現場,本部人員也可訪問現場的專用數據庫。專為現場開發的現場管理數據庫用于現場的日常管理,主要包括如下一些信息。第一,總部信息,用于存放公司經理指示、工作聯絡、相關文件(本部人員)等內容;第二,現場綜合報告,用于存放各種會議紀要、施工經理工作周報、現場管理日志、現場管理制度等內容;第三,設計聯絡,用于存放設計交底資料、材料表、設計資料等內容;第四,現場信息,用于存放進度、費用、材料、質量、合同、安全、信息、采購、工程財務、行政管理、總務等各崗位的實際管理信息,在授權范圍內實現共享。只要有權限的管理人員可查看這些信息,如進度控制有現場圖片(形象進度)、進度月報、進度檢測、進度計劃等信息。通過該數據庫把現場與公司緊密地聯系到一起,本部管理人員可隨時了解到現場情況,并且可實施異地指揮,對于減少現場管理人員、提高辦事效率有積極的作用。

  利用E-mail、視頻會議系統,為項目提供了一種先進的現代化的信息傳遞和交換手段,使項目信息共享更及時、更靈活、更廣泛,并具備了實時異地交互討論的環境,這樣可理解將辦公室延伸到了全球,創造了一個異地協同工作的環境,并可實施異地指揮和控制,提高了辦公自動化水平,極大地提高了工作效率,使管理不受時域地域的限制,跟上了現代化管理的步伐。

  6、總結與展望

  隨著網絡時代的到來,企業信息化的趨勢日益加速,其結果是:一方面,他使信息不對稱的問題得到了很好的解決,提高效率,降低成本;另一方面,它不僅強烈地沖擊著傳統的管理模式和管理方法,而且深刻地影響著未來的管理思維和管理戰略,如何充分利用現代信息手段和增強管理的時效性,創新性和智慧化,科學化,如何將企業信息化與優秀的傳統管理理念方式接軌,是當前國內多數建筑企業所面臨的特殊而迫切的艱巨任務。只有充分解決好這一類問題才能真正實現“走出去”的戰略目標,從而本質上提升企業核心競爭力, 我們說信息化僅僅是手段和方法,它只能輔助進行工程管理不能代替管理,我們想在信息化的道路上實現跨越式的發展,想跳躍體制的轉變、管理的革新,實際上也是不現實的。所以我認為信息化的根本問題是管理變革問題。隨著加入WTO以及國際建筑業投資的加大,各國市場的開放度增強,會使國際工程承包市場規模進一步擴大,但同時也意味著我國建筑行業會面臨更為激烈的競爭,在今天的信息時代,信息化是企業發展的重要戰略,是提高企業競爭力的必然途徑,借助于新的信息技術,不斷改進原有的運作模式,提高生產力,才可能在未來的競爭中占有一席之地。總之,建筑行業應充分運用信息技術所帶來的巨大生產力,不斷創新,從多方面改革業務與管理,更好地求得生存和發展。

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